Как подготовить и провести презентацию или доклад

« Назад

Как подготовить и провести презентацию или доклад  26.11.2015 12:33

Контроль времени

Придерживайтесь отведенного времени. Нельзя превышать время, которое вам отведено. Люди, которые вас слушают во время защиты или презентации, или люди, которые вас оценивают пред принятием на работу, обычно, имеют другие планы на время после вашего доклада. У кого-то может быть лекция, или следующий кандидат на защиту или собеседование. То, что вы не цените время других, вряд ли добавит плюсов в глазах тех, кто вас будет оценивать. Менее строгие требования к времени на докладах, которые не имеют официального статуса - это когда вас пригласили провести лекцию или выступить на семинаре. Но и здесь злоупотреблять не стоит: вы должны быть готовы пропустить часть лекции, если вам вежливо напомнят, что у вас 10 минут.

Есть простое правило, позволяющее соблюдать время: 1 минута - 1 слайд презентации. Если доклад короткий (5-15 минут), это требование должно быть очень жестким. Если более 15 минут - можно добавить немного больше слайдов или абзацев в тексте, но тогда будьте готовы, что времени у вас может не хватить.

И последнее: если вам говорят, что осталось 5 минут, а вы видите, что не успеваете, то нужно ускориться, выделить главные слайды или тезисы, а второстепенные пропустить. Показать 4 слайда, и перейти к выводам.

  

Правила проведения презентации

Одно из главных правил создания слайда - черный текст, белый фон. Очень важно использовать крупные буквы (25pt и более) и контрастность.


Чего не надо делать:

- Использовать все цвета радуги, ведь глаза устают от пестро раскрашенного изображения;

- Злоупотреблять форматированием. Мозг сначала обращает внимание на то, что выделено жирным, потом на все остальное. Выделяйте только действительно важные моменты;

- Анимацию использовать не стоит. Лучший формат файла презентации

- .pdf или специализированные слайды презентаций.

Текста на слайде может быть столько, сколько докладчику нравится, главное, чтобы его можно было прочитать с дальней дистанции. Некоторые зрители в аудитории будут читать много букв, а некоторые нет. Следует помнить, что если это лекция, слушателям будет интересно посмотреть презентацию после нее, дома, и здесь лишний текст будет уместен. Презентация - это лишь дополнение к докладу, и здесь главное, чтобы на экране находилось именно то, что хочет проиллюстрировать докладчик. Некоторые на слайдах не пишут текста вообще, только графики и другие рисунки.

 

Структура доклада

Обычно доклад состоит из введения, содержания, основной части и заключения. Введение должно быть для того, чтобы аудитория поняла, о чем этот доклад: название очень редко это объясняет. Выводы нужны, чтобы те, кто проспал весь доклад, могли понять, о чем он был. Это особенно важно, если тот, кто проспал, должен принять важное для вас решение. Основная часть - непосредственно раскрытие вопроса. А вот содержание - противоречивая штука. Содержания доклада может быть пустой тратой времени, если он длится меньше 15 минут. Здесь каждый слайд имеет ценность, каждая минута дорога, а на содержание и его бессмысленное повторение идет ценная минута или две.

Другое дело, когда доклад длится долго. Тогда содержание позволяет слушателю принять решение, какие части доклада интересные для него, а какие нет. В этом случае содержанию стоит посвятить 2 минуты и в двух словах рассказать, что именно вы будете говорить в каждой части доклада.

Acknowledgements. Этот слайд, который идет после выводов, но перед «thank you», можно его вставить только, если это позволяет время. Там люди обычно благодарят своих коллег и спонсоров. Заодно, этот слайд используется для маркетинга, если хотите показать с какими серьезными людьми вы работаете. Кто из аудитории, кто не знает вас, но знает кого-то из ваших сотрудников или спонсора может затем поздороваться с вами и стать вашим новым бизнес-контактом.

Thank you for your attention. Это последний слайд презентации, который нельзя не использовать для поднятия настроения аудитории.

 

Правила выступления

Целью вступления является то, что, к примеру, за 15 минут нужно ознакомить аудиторию, которая ничего не понимает в вашей теме, с тем, на понимание чего вы потратили последние 20 лет вашей жизни.

Задача непосильная, казалось бы. Поставьте себя на место вашего слушателя. Среднестатистического. Вы не должны, делая доклад перед специалистами по физике твердого тела, рассказывать, что такое ферромагнетизм. Они вас выслушают с улыбкой на лице, но людям не нравится, когда их время тратят на объяснение элементарных вещей. Вместе с тем, если вы будете рассказывать о последних успехах эксперимента ALICE аудитории, состоящей из биофизиков или физиков твердого тела, вам стоит потратить время на объяснение очевидных для вас вещей, и совсем не очевидных для коллег из других отраслей. В этом случае стоит рассказать о том, что делает данный аппарат, какова цель эксперимента.

Почему одних докладчиков слушать интересно, а на других засыпаешь, даже если ориентируешься в теме? Четкого ответа нет. Помочь интересно выступить может учет интересов аудитории, например, тематика конференции. Если это технические специалисты сферы IT или ученые, то лучше сосредоточится на технических аспектах и цифрах, а не "лить воду". А вот для гуманитариев лучше подготовить доклад с обилием личных рассуждений на заданную тему.